Приветствую всех форумчан Академгородка!

По роду деятельности сталкиваюсь с большими объёмами информации (менеджер проекта по созданию и раскрутке интернет магазина).
Стараюсь делать всё качественно. Но, распыляюсь... пытаюсь сделать всё одновременно и в некоторых случаях получается полная, извините за выражение, порнография... вследствие этого - недовольство руководства.
Как мне делать всё размеренно, и, главное, спокойно? Посоветуйте возможные методы решение этой проблемы. Очень надо.

Спасибо.

Ситаю, что это метод слабых, и лично ко мне он не применим.
Я имел в виду определённое повышение эффективности действий.

Планирование. Вас спасет только планирование. На месяц, на неделю, на следующий день. С соответствующей детализацией. Разбивка задач на подзадачи и расстановка приоритетов, сроков выполнения. Четкое следование плану. Дисциплина.
Примерно так.

Объяснить начальству, на что вы потратили рабочее время.
Если начальство вменяемое, то поймет, что перегружает вас.
Если невменяемое - то зачем оно такое?

Сказать начальству что копирайтер - м...ак и он вас тормозит всячески. Не одобряет вашу стахановскую увлеченность работой.

Дело не просто в планировании. Ответ даже проще: составить список целей и расставить приоритеты. Критерии целей - SMART. Часть приоритетов будет естественна, некоторые цели входят в состав других. Остальное - приоритеты.
Очень результативный и простой способ управления целями и временем принадлежит Лейкену (из известных мне, возможно, лучший способ):
1) Составьте список целей, план работ. Каждую цель, пункт в плане напишите на отдельном листке бумаги.
2) Разложите имеющийся список на три стопки - в стопке A наиболее важные/приоритетные, соверешенно обязательные, в стопке C те, которые в рамках ключевых целей бизнеса необязательно делать сразу и можно отложить, в стопке B (посередине) те, котореы не получается отнести в стопку A или C.
3) Возьмите листочки из стопки B и разложите по стопкам A и C.
4) Возьмите стопку C и выбросьте её в мусорную корзину.

Имеют значение и смысл только те действия, которые приближают вас к ключевым и стратегическим целям бизнеса. Все остальное можно вообще не делать. Никогда. Потому что незачем.
Удачи.

многие люди при планировании не учитывают, что есть время переключения между задачами. если задачи требуют вдумчивости, то время переключения - полчаса.
есть люди, которые минимум раз в полчаса отвлекаются на что-то другое, - небольшая консультация, перекур, отправка письма, обед, башорг.
результативность таких людей очень близка к нулю и тот обьем, что они делают за 8 часов вполне можно сделать и за два, если просто ни на что не отвлекаться.

поэтому есть люди, которые делают все за 2 часа и дальше ходят, чаи спокойно гоняют и у некоторых создается ощущение, что они гении, которые работают в 4 раза быстрее

так что имеет смысл лучше совсем не сделать одну задачу, зато полностью сделать другую, не отвлекаясь, чем пытаться сделать больше, забегаться и нифига не успеть

И я бы ещё посоветовала хотя бы в течение недели (а лучше подольше) делать хронограмму рабочего дня. Создайте табличку из 2 столбцов, в каждой строке первого столбца заранее запишите временные интервалы - можно получасовые - 9-00 - 9-30, 9-30 - 10-00, 10-00 - 10-30 и т.д. А во втором столбце в соответсвующих строках пишите что Вы делали в это время. Не ленитесь каждые полчаса делать записи - чтобы не забывать - заведите будильник. В начале каждого дня анализируйте записи по прошлому дню - это уже поможет понять причины снижения эффективности работы. А по истечении недели проанализируйте сколько времени уходило на каждый вид работы, сколько - на ожидание того, что зависит не от Вас, сколько - на переделывание работы, сколько времени потрачено на те задачи, котрые потом руководство отменило или скорректировало, сколько - на чужую работу - "помощь" коллегам и пр.

Вместе с планированием действий и постановкой задач в формате СМАРТ, такой анализ поможет выявить причины неэффективности в работе.

Определением целей. SMART - это про цели, target.

ок) Но для достижения целей нужно выполнить определённые задачи, которые также хорошо ставить используя СМАРТ

SMART - про цели. Которых надо достичь. Для этого определяется цель, определяется исходное состояние, прокладывается маршрут к цели и этот маршрут следует пройти. Деятельность не отвлеченно-фанерная про выполнение задач (задачи решают), а про получение результатов. Никакого отношения к задачам SMART не имеет, в словоупотреблении SMART относится только к тагетам и (спорно) временами к обджективам.
Содержание аббревиатуры естественно отнести к цели маршрута (все известные мне варианты) и весьма трудно по отношению к решению задачи.

Из вас получился бы чиновник

Сходите вот сюда: http://www.e.mba.ru
Там есть бесплатный демокурс по ТМ. Вам вполне хватит. И про целополагание и про приоритеты и про все остальное.

вот так всегда, "сам начальник, сам дурак"..
по теме: планирование - это Ваше всё!

Не к решению задачи, а к постановке) Легко отнести - задачу нужно ставить выполнимую, с измеримым результатом, сроками и т.д. Какие проблемы-то? Все задачи ставим только в этом формате давно уже.

SMART - это вообще не про цели и ваапще ниачём
Ето зловредные дядьки с Запада выдумали кучу учений (одна из них типа SMART- задачи)
Как ето расшифровывается - щас с трудом даже не вспомню
Собственно к решению какой-то сурьёзной задачи етот самый SMART трудно применим-
там типа манагерам надо было разложить решение задачи по 5 полочкам (по буквам) и, следую етим буквам, решать КАНКРЕТНУЮ задачу.
Ничего общего с нашей жизнью етот SMART не имеет

СМАРт применяется не к решению задач, а к их постновке. Например, если руководство ставит задачу "Увеличить продажи" - это не в формате СМАРт и вообще ни о чём. В формате СМАРТ задача звучит примерно так - Начальнику отдела продаж нужно увеличить продажи отдела в рублях на 10% в мае относительно апреля.

Скопировала расшифровку:


SMART – (акроним, в переводе с английского языка обозначает "умный, ум, мозги") - это стандарт постановки целей и задач сотрудникам, который включает пять важнейших характеристик:

Specific (конкретный)
Measurable (измеримый)
Achivable (достижимый)
Result-oriented (релевантный, ориентированный на результат)
Timed (определенный во времени, имеющий конкретный срок)
Согласно SMART, правильная («умная») постановка задачи означает, что задача является конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и соотносится с конкретным сроком.

А Вы поразительный критик. Свободно критикуете объекты, которые не то, что не опробовали, но даже и представления не имеете о них.

Не совсем. R - Relevant существенный; важный
Сложность с такими, как с aha2010 в том, что именно им мы обязаны всем что имеем вокруг себя и за то, за что иногда приходится стесняться своей страны и своего народа.
Удручающе низкую производительность и орг. дисциплину. и т.д.
Я уже как то писал, что только руские упортребляют вместо Problem, как задача (Кстати, для достижения целей по SMART), Problem, как трабл. И если за рубежем задачу решают ти цели достигают, то у нас впадают в депрессияю, а потом спиваются.

Мне жаль, но скопировали неудачно*. Не читайте советские газеты.
Сначала повторюсь и теперь +1 к Alex Alexeev: нет никаких task и problem в правильном использовании, есть тагет и иногда обджектив (problem вообще проговоренное табу). Понимание различийи важно, причем принципиально важно.
Далее, АА верно указал: relevant. Опция есть, но это Realistic, "нет смысла заниматься нереалистичными задачами", но тогда achievable становится тавтологией и заменяется на Attainable. Result-oriented тавтология, не-результативных тагетов и обджективов не бывает. Наконец, Timed - это кандминимум в РАН, так не говорят по-английски (хотя наши временами так говорят по-русски, что лучше уж иностранцы... - у них реже, но такие тоже встречаются). Правильно - Time-based, time-framed и т.п.

С ремаркой АА насчет русских и проблем-задач согласен. Национальная фича. Называется реактивное поведение. А SMART - это про цели и про проактивное поведение.

Да, важное для понимания различий. Задачи решают, и решение заранее неизвестно. Целей достигают, и smart как раз про то, как определить чего-когда-и_т.п. и что цель точно и внятно описана до начала действий - результат известен, осталось его получить в реале.

-------
*Не понял, где Вы это добыли. В вики находится сразу и более-менее корректно.
Еще про кандминимум и вред чтения советской прессы: smart еще и хитрый, причем тем видом хитрости, который культивируется в военном деле и обеспечивает победу, и выбор этого слова как запоминалки для тех, кто свободно владеет английским, указывает еще и на это семантическое поле, а не только на ум и изворотливость (там еще энергичный и т.д.). Тока нейтивам это даже проговаривать не надо, у них подкорка.

Ога, прачетал. Что стёб, понимаю, но - без обид, плиз - стёб какой-то нестильный получился.

мне тоже жаль, что не прочитала, прежде чем копировать - не думала, что существуют варианты) Ну и повторюсь, что постановка задач в формате СМАРТ реально хороша. И ещё раз повторюсь, что говорила не про решение задач, а про постановку. В общем-то, Вы о том же, только считаете, что задачи не ставят, а решают, а ставить можно только цели

А ведь задача - это необязательно неправильный перевод с английского, это всего-навсего задание) И много лет назад, до всяких СМАРТов давались задания ("и роди богатыря мне к исходу сентября") - и правильно их давать именно таким образом, который теперь мы называем СМАРТ - т.е. конкретно, со сроками и пр.

Зачитал отзывы на мой пост
В отличии от аффтаров типа Rebekka я с етим самым SMART работал, а не тока читал в Википедии -
вот поэтому и оставил здесь свой отзыв

надо умень оценивать важность кадого сиеминутного дела для глобальных целей, или поставленных задач. Только структуированное понимание того что надо делать по проекту когда и сколько вас спасет!

Таки с Вашего первого поста не сложилось такое впечатление. Вы уж сделайте милость, осветите результаты достигнутые/не достигнутые с использованием данной методики. И в чем, по Вашему, там допущена генеральная оплошность, что "Ничего общего с нашей жизнью етот SMART не имеет".

Ну, давайте, попробую
1) Собственно само понятие SMART-задач (или целей - как будет угодно) в российской бизнесс-действительности вводилось с одной целью - измочальть сотрудника (в основном манагера) и заплатить ему как можно меньше денег
2) При невыполнении любого пункта сотрудник лишался какой-то части премии, иногда и 100%, а иногда исчо и штраф выписывался
3) На каком основании выдавалась SMART-задача вышестоящим сотрудником - никак не объяснялось
4) Во всей аббревиатуре - там главная буква R - которая типа релевантность. Вся релевантность сводилась к получению Хозяина наибольшей прибыли любым путем - выполнит сотрудник задачу - там явно прибыли выше крыши; не выполнит - не видать ему премии, да исчо и на штрафик нарвётся
5) Слово SMART с английского переводится и как "изящный" - так вот это изящный способ не заплатить наёмному работнику денех
6) Слово SMART имеет не только значение "умный" и "хитрый" - в русском языке есть более правильное слово -
Хитрожопый

Хреново у Вас получилось. Ничего, кроме крайне убогого восприятия окружающей действительности не продемонстрировали.
2 ТС:
Про постановку целей по SMART Вам уже написали. Это относится к личной эффективности и как бы азы.
Как применять к личной эффективности поясню на примере.
Рассмотрим две личностные установки одной и той же женщины, которая хочет похудеть.
первая: Надо бы похудеть - жрать надо меньше.
вторая: Мне надо к 1 июня сборсить 6 кг, поскольку я собираюсь на юг, и хочу нормально выглядеть на пляже в новом купальнике.
Как вы думаете при постановке какой цели, большие шансы ее достичь?
Во втором случае мы наблюдаем все признаки правильной постановки задачи по SMART все четко сформулировано, есть время, измеримый результат, обозначена важность, и 6 кг вполне достижимая цель (хотя для некоторых она может быть и излишне амбициозной).
Ясно, что в втором случае шансы существенно выше. И опять же ясно, что это не имеет никакого отношения к тому бреду, который здесь несет aha2010
Но это лишь самое начало. Цели поставлены и правильно.
Далее идет целый ряд взаимосвязанных функций:
Постановка цели (уже обсудили)
Планирование
Принятие решений
Реализация и организация
Контроль
Информация и коммуникации (эта функция самая важная - вы это делаете на всех этапах самоменеджемнета)
Но сначала надо понять к какой из причин относится ваша причина нехватки времени
Есть психологические причины - склонность к промедлению и
технические - несовершенное планирование и неумение расставлять приоритеты
В первом случае Надо рассмотреть Цикл промедления и причины промедления
Цикл промедления: На этот раз я начну вовремя - Скоро придется начать - А вдруг я вообще не начну - "Нужно было начать раньше .." - "Я ничему не могу радоваться.." - "Надеюсь, ни кто не заметил" - "Со мной что-то не в порядке"
Знакомо, не правда ли? Похоже в результате такого цикла Вы и написали свой первый пост.
После этого вы все же принимаете решение Делать или не делать. в любом случае результат будет не очень.
На самом деле в основе "промедления" лежат типичные страхи
Страх провала :
Я должен быть совершенным;
Посредственность вызывает презрение;
Все, что я делаю, должно получаться легко и без больших усилий;
Я все должен делать сам;
Мне не вынести проигрыша
Страх успеха:
Если я сделаю что-то хорошо, я всегда т все должен делать хорошо;
Я превращусь в трудоголика;
Если я преуспею, это может не понравится окружающим;
Проанализируйте свои чувства, не находите ли Вы у себя элементы этих страхов? Ключ к пониманию этих страхов - перфекционизм - обратная сторона комплекса неполноценности, ложная мысль о том, что ваши действия и поступки тождественны Вам как личности. А это не верно.
Если мы разобрались с психологическими проблемами, перейдем к технике.
Тут тоже есть место психологии.
Очень полезен хронометраж - привычка письменно, я это делаю в Outlook, фиксировать совершаемые дела и расходы времени на них
Важно при хронометраже не "дергаться" вам надо просто увидеть.
Как анализировать. Посмотрите на хронометраж
А Нужно ли было выполнять эту работу самому? (Делегирование)
Б Были ли оправданы затраты времени? (Техника личной работы)
В. Было ли целесообразным выполнение работы? Работает ли это на мои цели? (Вот тут как раз и работает целеполагание, про которое мы говорили с самого начала)
Г. Как был определен временной интервал? (Планирование)
Теперь посмотрите поглотители времени:
1. Нечеткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах
3. Попытка слишком много сделать за один раз
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения
5. Плохое планирование трудового дня
6. Личная неорганизованность
7. Чрезмерное чтение
8. Скверная система личных записей
9. Индифферентное отношение к работе
10. Недостатки кооперации или разделения труда
11. Отрывающие от дел телефонные звонки
12. Незапланированные посетители
13. Неспособность сказать «нет»
14. Неполная, запоздалая информация
15. Отсутствие самодисциплины
16. Неумение довести дело до конца
17. Отвлекающая обстановка
18. Затяжные совещания
19. Плохая связь
20. Болтовня на частные темы
21. Излишняя коммуникабельность
22. Желание знать все
23. Длительные ожидания
24. Слишком редкое делегирование
25. Недостаточный контроль за перепорученным
26. Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности
27. Частое откладывание дел
28. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией
29. Отвлекающие личные дела
30. Отсутствие современных вспомогательных средств
выберите 5 основных, определите причины их возникновения и с ними начните целенаправленно бороться

Что еще очень важно, существуют регулярные дела, которые надо делать постоянно или периодически. Составьте список этих дел и все остальные "срочные" дела распределяйте внутри них.
Очень важна техника распределения приоритетов. Мне нравится методика Дуайта Эйзенхауэра - распределение дел по параметрам Важность-Срочность. Можете погуглить.
Но лучше взять книжку Лоттера Зайверта, например здесь http://www.koob.ru/seiwert/ там все довольно подробно изложена на основании принципа Парето. т.е. проведение ABC-анлиза своих дел.
Вот такой маленький курс по тайм менеджменту.
Надеюсь, у Вас все получится. Успехов!

Уважаемый АА, собственно далее в своей простыне самому ТС Вы дали достаточно развёрнытый ответ, где собственно опираетесь на АВС анализ и тайм-менеджмент. Про ети дела и я ничего плохого не говорил

А вот Ваш ответ про мое видение SMART - так это у Вас хреново получилось

Ну почему же, Вполне нормально. SMART - простая аббревиатура облегчающая запоминание. В мировой практике используется с 1981 года.
Вы все это не понимаете, особенно это видно здесь: "2) При невыполнении любого пункта сотрудник лишался какой-то части премии, иногда и 100%, а иногда исчо и штраф выписывался" - нет никаких пунктов и их выполнения, есть правильно сформулированная цель и неправильно. Продемонстрировали не только полное незнание предмета, но и агрессивное постсовковое мышление во всей его красе.
Не очень понял, что так Вас вдохновило в ABC-анализе? Совсем простая штука и, если разобраться, в маркетинге абсолютно бесчеловесчная, как и весь принцип Парето - заставляет пренебрегать интересами меньшинства, например исключать из ассортимента товары, которые, например, нужны малоимущим. Вот где звериный оскал капитализма. А в тайм-менеджменте прежде всего относится к делегированию, т.е. начальник заставляет работать подчиненных вместо того, чтобы работать самому. Наверное, вам все это чуждо - начальник должен зарабатывать деньги и платить их сотрудниками не зависимо делают они что-то полезное или нет, не нагружая их какими-то там задачами и целями.

Да нет
В своём посте про SMART я хотел сказать, что он в российской бизнесс-действительности являлся только инструментом для занижения уровня оплаты сотрудникам (в основном манагеров) "продвинутых" контор, ну, и, конечно, повышения прибыли хозяев этих контор. Только ИНСТРУМЕНТОМ!!!
Насчёт моего незнания предмета - могу сказать, что я несколько лет работал в таких конторах (типа в среднем звене) и сам получал и раздавал этакие задачи. В последние годы НИКОГДА не работал в конторах где типа есть SMART.
Кстати, на сегодняшний день все те конторы, где был SMART и где я когда-то работал - все крякнули
И это вовсе не моё достижение
Просто хозяева были очень жадные люди, а SMART использовали только как инструмент дополнительного извлечения прибыли.

АА прав, не гуд у Вас с пониманием SMART. SMART никаким инструментом не является и никаких смарт-целей - или смарт-задач не существует. Это просто запоминалка обязательных атрибутов цели, без которых целенаправленной и результативной деятельности не существует. Деятельность как процесс, "делал / усилить / углУбить / расширить / поднять" и прочие лабуда и пустословие - да, а результативной - нет.
Придумали аббревиатуру толковые менеджмеры и тренеры для обучения начинающих менеджеров и бестолковых клерков пониманию, что такое цель как часть той самой результативной деятельности, причем проактивной - не "смотрим, что ж у нас такое вышло", а ставим цели и получаем результаты".
Так что, smart есть везде, где есть результат. И наоборот.
А уж как можно из smart извлечь прибыль лично для меня вообще загадка. Судя по тексту, есть два варианта: либо менеджмент безуспешно пытался донести до персонала обязательные атрибуты цели, либо менеджмент сознательно или нет использовал разговоры на эту тему как способ манипуляции.

Собственно, я о том и говорю, что для отдельно взятого человека (типа сам для себя) SMART ничего полезного не несёт
И уж прибыль извлечь точно нельзя.
Но вот если у Вас есть пара десятков лохов, которые работают на Вас - там SMART очень даже пригодится

Для АА я послал ЛС - думаю, мы с ним помиримся и на ФАГ ругаться не будем

Обещал не ругаться. Но как удержаться. Целеполагание и как инструмент-запоминалка, SMART в контексте данного топика прежде всего направлены на личную эффективность. Способ постановки личных целей. В управлении процесами тоже весьма эффективен. Наверное, Вы знаете его только с этой стороны. Т.е. project management и project objective. Да и применяли его люди с нашенским деревнеским ЭМ-ВЭ-А.
Ну не повезло Вам, в чем другие то виноваты?

Ну я то точно обещал не ругаться
И не буду

А собственно для ТС АА в терминах АВС-анализа и тайм-менеджмента всё правильно описал

Если ТС всё это не поможет - от меня исчо один совет - сходите к психоаналитику- может там другие проблемы
Опять же на Западе так щас модно

Да и я не ругаюсь. Более того, никогда не переношу критику текстов на их автора.
Надеюсь, Вы изменили свое мнение по поводов целеполагания и других методов повышения личной эффективности основанное, по видимому, на неудачном жизненном опыте.

Ни понял, ф какое место ето сувать